Dagelijks management
De secretariële taken die dagelijks terugkomen
- E-mail lezen en beantwoorden van algemene mailbox
- E-mail lezen en beantwoorden van zelfstandig ondernemer
- E-mail ordenen en opschonen
- Agenda beheren, afspraken maken, bevestiging sturen
- Lunch/diner afspraken maken en restaurant boeken
- Digitaal archief opzetten
- Digitaal archiveren
- Back up draaien van bestanden
- Taken prioriteren
- Planning maken t.b.v. deadlines
- Versturen van e-mails/brieven/brochures etc.
- Kantoorbenodigdheden bestellen
- Uitwerken en redigeren van teksten
- Stukken scannen en archiveren
- Telefonisch informatie opvragen
Financiën
Zorgdragen dat de financiële administratie up-to-date is
- Bonnen verzamelen en registeren
- Facturen en bonnen in boekhoudsysteem inboeken
- Facturen maken en versturen
- Checken of facturen betaald zijn
- Aanmaningen versturen/openstaande facturen nabellen
- Bij termijnbetalingen overzicht maken en betaalstatus bijhouden
- Online betalingssysteem implementeren
- Financieel archief bijhouden
- Budgetbewaking bij projecten bijhouden
(Online) Marketing
Belangrijke activiteiten om potentiële klanten kennis met het bedrijf te laten maken
• Websiteteksten redigeren
• Websiteteksten updaten
• Nieuwe blog op website plaatsen
• Nieuw artikel op website plaatsen
• Plaatjes/foto's zoeken ter illustratie bij blog/artikel
• Video op website plaatsen
• Emailmarketing versturen (blog/nieuwsbrief)
• Verwerken van teksten voor specifieke marketingacties
• Social media profielen/groepen aanmaken
• Social media berichten plaatsen
• Webinars inplannen
• Teksten t.b.v. aankondiging webinars redigeren en op website plaatsen
• De opnames van webinars auditen en op de website plaatsen
• Uitzoeken waar live presentaties gegeven kunnen worden
• Afspraken maken voor presentaties
• Presentaties uitwerken
• Brochures/flyers redigeren
• Brochures, flyers, visitekaartjes, etc. bestellen
• Teksten in een E-book lay-out gieten
• Netwerkbijeenkomsten opzoeken die interessant zijn
• Beurzen opzoeken waar je je dienst/product kunt profileren
• Voorbereiding regelen voor de beurs
• Banners, flyers (laten) ontwerpen en bestellen
• Eigen presentatie/bijeenkomsten organiseren
• Zalen boeken, uitnodiging versturen, alle facilitaire zaken regelen
• Promotiekalender bijwerken en deadlines bewaken
Communicatie
Relatiebeheer met leads, klanten, leveranciers
• Afhandelen vragen van leads en klanten
• Afstemmen met leveranciers over uitbesteding en levering
• Telefoon beantwoorden
• Skype afspraken inplannen/organiseren
• Social media berichten beantwoorden
• Reacties op blog beantwoorden
• Afspraken maken intern/extern
• FAQ vragen bijhouden en op website plaatsen
• CRM systeem bijhouden
• Visitekaartjes verwerken in CRM
• Contacten (visitekaartjes) via LinkedIn connecten
• Standaard lay-out maken voor alle documentatie
Sales
Uitvoeren van taken ter ondersteuning van de verkoop van diensten/producten
• Verkoopafspraken met klanten inplannen
• Opzetten van online kalendersysteem om afspraken te maken
• Online verkooppagina (landing page) maken en publiceren
• Aanvragen nieuwe domeinnamen
• Stappen vastleggen en standaard documentatie maken benodigd om de deal te sluiten
• Offertes opstellen en versturen
• Algemene voorwaarden/garantieverklaringen bijhouden
• Nabellen/opvolgen van leads
Diensten/producten leveren
Voorbereidende taken t.b.v. de levering van diensten/producten
- Contracten opstellen en versturen
- Bewaken dat contracten getekend retour komen
- Documentatie t.b.v. leveren van diensten uniform maken en vastleggen
- Product toesturen/levering in gang zetten
- Bij levering diensten 1-op-1: afspraken in plannen
- Bij levering diensten online: inregelen stappen/processen op website
- Bij training/workshop/evenement: alles organiseren en facilitair regelen
- Bij live events: aanwezig zijn als rechterhand/organisatorisch zaken regelen
- Materiaal t.b.v. training/workshop/evenement printen/laten drukken
- Jaarplanning maken
- Bij einde dienstverlening: afronding in gang zetten (evaluatie, eindgesprek etc.)
- Klantenservice: vragen van klanten beantwoorden
- Referenties bij klanten opvragen
- Referenties op website plaatsen